ÍNDICE
1.- Introducción
Este protocolo contiene información sobre el uso y funcionamiento de este canal interno de información, así como sobre los principios esenciales del procedimiento de su gestión y defensa del informante.
Se trata de una obligación establecida por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, según la cual los sujetos que resulten obligados por esta norma deberán disponer de un sistema y política de comunicación que facilite a aquellas personas interesadas contempladas en el art. 3 Ley 2/2023 (trabajadores, clientes, proveedores, socios, administradores, etc.) poder remitir información sobre acciones u omisiones que puedan constituir una infracción del Derecho de la Unión Europea, así como infracciones penales y administrativas graves o muy graves del ordenamiento jurídico reseñadas en el art. 2 Ley 2/2023, tales como:
2.- Finalidad
Garantizar la prevención y, en su caso, el castigo de la comisión de delitos e infracciones en las diversas materias contempladas, facilitando la comunicación de infracciones y la protección del informante, fomentando una cultura de transparencia, confianza, integridad y respecto a la normativa.
3.- Ámbito de aplicación
De acuerdo con lo establecido en el art. 3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra corrupción, podrán hacer uso de este canal interno de información los informantes que trabajen en el sector privado o público y que hayan obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional, comprendiendo en todo caso:
También quien comunique o revele información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o profesional ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquellos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.
4.- Garantías
Se especifican las siguientes garantías para el informante:
Se advierte, igualmente, que cualquier información dolosamente falsa, maliciosa o abusiva podrá dar lugar a acciones proporcionadas en contra del informante.
Respecto del denunciado, se garantiza:
Se actuará en todo caso con respeto a las disposiciones sobre protección de datos personales establecidas en el Título VI de la Ley 2/2023.
Por último, señalar que estas garantías serán, en su caso, igualmente aplicables para otros afectados o implicados si los hubiera.
5.- Responsable del canal interno de información
El órgano de Administración de la empresa establece un Canal interno de información con la finalidad de facilitar y poder comunicar acciones u omisiones que se pudieran corresponder con conductas irregulares que pudieran producirse en el seno de la empresa.
Dicho canal se encuentra accesible, visible y seguro.
La información recibida a través de este canal interno de información será gestionada por un responsable designado por el órgano de administración de acuerdo a lo establecido en el art. 8 Ley 2/2023 debidamente notificado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AAI), quien desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma, disponiendo para ello de todos los medios personales y materiales necesarios, responsabilizándose de la gestión de este canal con la debida diligencia.
6.- Procedimiento de gestión de comunicación.
A continuación se detalla todo el procedimiento de denuncia que puede llevarse a cabo a través del presente canal interno de información:
Presentación de la denuncia
Se ha habilitado un formulario a través del cual cualquier persona interesada de acuerdo a lo descrito anteriormente en el apartado ámbito de aplicación puede comunicar de forma confidencial o anónima una información que pueda constituir una infracción del Derecho de la Unión Europea, así como infracciones penales y administrativas graves o muy graves del ordenamiento jurídico reseñadas en el art. 2 Ley 2/2023, pudiendo además, adjuntar aquella documentación que considere pertinente.
La información podrá presentarse por escrito o verbalmente, para lo cual podrá, si lo desea, solicitar una reunión presencial.
Dentro de lo posible deberá identificar al responsable de la irregularidad y/o personas implicadas, así como describir lo más detalladamente posible la acción u omisión que considera constituye una infracción o irregularidad dando respuestas a cuestiones como en qué consiste o dónde y cuándo ocurrió, etc. En caso de que fuera posible se deberán adjuntar documentos o evidencias de los hechos registrados.
Tras el envío de la información, recibirá un código de seguimiento único a través del cual podrá consultar el estado de la tramitación de su denuncia introduciéndolo en el apartado correspondiente habilitado en este canal interno de información.
Recepción de la denuncia (fase recepción y acuse)
Recibida la información se procederá, en el plazo de 7 días, a acusarle recibo de la misma en la dirección de correo electrónico facilitado a tal efecto o, en su defecto, a través del código de seguimiento único generado con el envío de la información, salvo que con ello se pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
En caso de haber solicitado una reunión presencial, en el plazo de 7 días a través de la dirección de correo electrónico facilitado a tal efecto o, en su defecto, a través del código de seguimiento único generado con el envío de la información, se le hará llegar una propuesta de fecha, hora y lugar para reunirse.
Investigación (fase en trámite)
En esta fase se llevan a cabo las actuaciones de investigación pertinentes que dan lugar a que la comunicación quede gestionada.
Es posible que la denuncia acabe archivada, no admitida, sin que haya dado lugar a una investigación y adopción de medidas.
Con carácter general tendrá lugar la inadmisión de la denuncia cuando:
En cambio, si tras el análisis previo el responsable del Canal Interno considera que concurren indicios razonables de la existencia de infracciones, se procederá con el desarrollo de actuaciones de investigación internas, informando al informante del estado de tramitación de su comunicación en todo momento.
Para ello se podrá recabar toda aquella información y documentación que se considere pertinente con el objetivo de esclarecer los hechos comunicados.
Llegados a este punto, las personas afectadas por la comunicación serán informadas, siempre y cuando que el procedimiento lo permita y no obstaculice la correcta investigación de los hechos comunicados, y se les otorgará un plazo razonable y suficiente, preferentemente de al menos 10 días naturales, a fin de que pueda llevar a cabo las alegaciones y aportar la documentación y medios de prueba que estime convenientes. Si se considera necesario podrá solicitarse al informante información adicional.
Conclusión del expediente (fase gestionado)
En un plazo máximo de 90 días desde su recepción, salvo que por causas de especial complejidad se hubiera prorrogado otros 90 días, se deberá disponer de una resolución del expediente.
Se informará al informante de la resolución adoptada por cualquier de las vías indicadas anteriormente, así como, en su caso, al resto de personas implicadas.
En caso de que existan hechos que se puedan ser constitutivos de ilícito penal, administrativo o laboral se notificará a la autoridad competente.
De acuerdo a lo establecido en el art. 26 de la Ley 2/2023, se dispondrá de un registro de informaciones recibidas y actuaciones internas de investigación desarrolladas a modo de historial garantizando, en todo caso, los requisitos de confidencialidad.
7.- Tratamiento de los datos en el canal de denuncias.
El tratamiento de los datos se adecuará a lo previsto en el Título VI de la Ley 2/2023.
En concreto, si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro ni tratamiento de los mismos. Así como aquellos datos personales que no sean necesarios para el conocimiento e investigación de las acciones u omisiones contenidas en la comunicación.
Aquellas comunicaciones que no hayan sido admitidas podrán constar únicamente de forma anonimizada.
Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el sistema de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados.
Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.
Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas que se hayan podido desarrollar solo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con esta ley. Y en ningún caso se conservarán los datos por un período superior a diez años.
Los empleados y terceros han sido informados acerca del tratamiento de datos personales en el marco del sistema de este canal interno de información.